Secretaría

Área de secretaría

Te explicamos la labor de secretario, sus funciones y cómo se lleva a cabo.

En detalle …

En la labor de administración y gestión de fincas desarrollada por nuestros profesionales contamos con un área de secretaría cuya actividad consistirá en la realización de las funciones propias del secretario de una comunidad entre las que, entre otras, se encuentran:

  • Confección y envío a los propietarios de las convocatorias con carácter ordinario como extraordinario.
  • Asistencia a las juntas ordinarias, con la finalidad de levantar y firmar el acta de la sesión que contemple los acuerdos que se tomen en calidad de secretario. Además, de la redacción y correspondiente trascripción al Libro de Actas de la Comunidad, envío de las copias de este acta a todos los propietarios.
  • Preparación y envío de las cartas, escritos, circulares y cualquier tipo de notificación que sea preciso remitir a los propietarios con la finalidad de que la comunidad funcione en un modo satisfactorio. Del mismo modo, la preparación y envío de cualquier tipo de correspondencia a otros entes como administraciones publicas u organismos oficiales también será otra de las funciones realizadas desde nuestro área de secretaría.
  • Emisión y firma de certificados con el fin de acreditar la posición deudora de un propietario o acuerdos comunitarios necesarios para emprender acciones judiciales de reclamación o cesación.
  • Actualización y mantenimiento de la documentación y ficheros de datos de la comunidad, en cualquier tipo de soporte, informático o papel. Modificación de la información incluida en los mismos, domicilios de notificación, cambios de titularidad de pisos y locales, etc.
  • Custodia y mantenimiento del Libro de Actas durante el tiempo prescrito por la normativa, así como demás documentos referidos a las reuniones o cualquier otro asunto relevante para la Comunidad.
  • Custodiar el libro de visitas (laboral de la Comunidad).
  • Observancia del régimen de protección de datos impuesto por la L.O.P.D. en relación con el tratamiento de ficheros de datos de la comunidad.